Automatizar la gestión de empleados

Automatizar mediante el proveedor de identidad (SCIM)

Para gestionar fácilmente al personal, automatiza la sincronización del personal con Uber para Empresas. Podrás añadir o eliminar personal automáticamente, en función de su integración en tu organización. Si tu organización usa Okta, OneLogin o Azure AD como proveedores de identidad (IDP), lo mejor para sincronizar la plantilla del personal sería el sistema de administración de identidades entre dominios (SCIM).

El SCIM te permite automatizar la gestión del personal en tu cuenta de Uber para Empresas en lugar de añadir y eliminar personal manualmente. El SCIM puede ayudar de la siguiente manera:

Proporciona acceso a Uber para Empresas a todo el personal nuevo. Una vez que se añade personal nuevo al sistema de tu organización, pueden comenzar la sesión informativa.
Automatiza la eliminación del personal que ya no ha de formar parte de la cuenta de Uber para Empresas de tu organización.
Sincroniza un determinado grupo de empleados mediante el uso de filtros en tu IDP.
Actualiza automáticamente la información del perfil del personal como el nombre y los apellidos, el correo, el ID de empleado y el número de teléfono.
Habilita el aprovisionamiento grupal. Es posible crear grupos en el portal IDP (OneLogin, Azure AD y Okta) que se reflejarán automáticamente en tu panel de Uber para Empresas.

Tienes más información sobre el proceso de incorporación del SCIM aquí. Para automatizar la sincronización del personal, es posible que necesites que tu equipo de TI ayude a habilitar estos procesos con el sistema de Uber. Si alguien del equipo de TI configura la automatización de datos, necesitará un acceso de administrador temporal para completar este proceso.

Automatizar mediante SFTP

El SFTP (Protocolo de Transferencia Segura de Archivos) es un protocolo de red que permite, de forma completamente segura, el acceso, transferencia y administración de archivos de datos mediante programación.

Añadir y eliminar personal y coordinadores

El SFTP evita la necesidad de añadir y eliminar manualmente personal o coordinadores cuando se incorporan a la empresa o la dejan gracias a la integración con tus sistemas de administración de personal actuales, como Workday, Active Directory o el sistema de RR. HH. que utilice tu organización.

Para configurar la automatización de datos:

Inicia sesión en business.uber.com.
Selecciona Configuración en el menú de la izquierda.
Ve a Integraciones.
Baja hasta Automatización de datos y haz clic en Configurar automatización de datos.

Sigue las instrucciones que aparecen en la ventana emergente

Configuración del SFTP. Haz clic en Empezar para ver los pasos detallados para enviar a tu equipo de TI.

Tu organización también puede proporcionar una plantilla de personal mediante el SFTP. Para obtener más información sobre el proceso del SFTP, visita nuestra página de ayuda.

Si tu empresa utiliza SAP Concur, puedes sincronizar la plantilla sin necesidad de usar el SFTP.

Automatización mediante SAP Concur

La automatización de la sincronización de la plantilla con Uber para Empresas mediante SAP Concur simplifica la gestión del personal. Esta integración elimina la necesidad de hacer actualizaciones manuales gracias a estas ventajas.

Actualizaciones frecuentes: La plantilla se sincroniza automáticamente (hasta cuatro veces al día) para garantizar la precisión de los datos.

Filtrado personalizado: Sincroniza un subconjunto de empleados usando filtros configurables (p. ej. País, Departamento, Dominio de correo o Campos personalizados).

Para configurar la integración de Concur:

Parte 1: Integrar Concur en el panel de Uber para Empresas

Inicia sesión en business.uber.com.

Selecciona Configuración en el menú de la izquierda.

Pasa a la subpestaña Integraciones y seleccionaConcur.

Se te redirigirá al App Center de Concur. Inicia sesión con tus credenciales de administrador de Concur.

Busca Uber para Empresas y haz clic en Conectar.

Revisa y acepta las Condiciones.

Cuando se te redirija de vuelta a la página de integración de Uber para Empresas, selecciona la organización, inicia sesión y confirma la conexión.

Ten en cuenta que el reenvío de recibos se habilitará automáticamente para las organizaciones descentralizadas.

Parte 2: Habilitar sincronización de la plantilla

En la pestaña Integraciones, haz clic en Editar configuración para Concur.

Activa la Sincronización de lista y haz clic en Siguiente.

Selecciona Acepto para aceptar los permisos para compartir datos.

Página de selección de personas: Puedes seleccionar a personas específicas para sincronizarlas en tu panel de Uber para Empresas o hacer clic en "Filtrar personas" a fin de usar filtros avanzados para seleccionar y sincronizar un subconjunto de personas en tu panel.

Elegir y aplicar filtros: Elige hasta tres filtros (ejemplos: Departamento, País, Dominio de correo o Nivel de empleado, etc., según esté disponible en tu lista de Concur). Para cada filtro:

Selecciona los valores que quieras incluir o excluir (p. ej. País = EE. UU. y Australia, o Dominio de correo ≠ ejemplo@gmail.com).

Añade varios valores separándolos con comas.

Una vez definidos los filtros, haz clic en Aplicar filtros para confirmar.

Selecciona el método de sincronización.:

Solo sincronización (recomendado para pruebas): El personal se añade al panel, pero no recibirá una invitación por correo de inmediato.

Sincronizar e invitar: Todo el personal sincronizado recibirá inmediatamente una invitación por correo para unirse a la cuenta.

Para obtener instrucciones detalladas sobre la configuración de la integración, consulta la documentación técnica. Para la integración de Concur a nivel de la organización principal, consulta este documento.

Códigos de gasto

Puedes configurar la automatización de datos mediante el SFTP para extraer automáticamente nuevos códigos de gastos desde un sistema de software empresarial (como Oracle o Elite) en lugar de realizar los cambios de forma manual. Para obtener más información, consulta este artículo.