Mitarbeiterverwaltung automatisieren

Automatisieren über Identitätsanbieter (SCIM)

Die automatisierte Synchronisierung der Mitarbeitenden mit Uber for Business ist eine einfache Möglichkeit, Mitarbeitende zu verwalten. Sie ermöglicht das automatische Hinzufügen oder Löschen von Mitarbeitenden basierend auf ihrer Integration in Ihr Unternehmen. Wenn Ihr Unternehmen Okta, OneLogin oder Azure AD als Identitätsanbieter (IDP) verwendet, ist „System for Cross-domain Identity Management” (SCIM) die beste Wahl für die Synchronisierung von Mitarbeiterlisten.

Mit SCIM können Sie die Mitarbeiterverwaltung in Ihrem Uber for Business Konto automatisieren, anstatt Mitarbeitende manuell hinzufügen und entfernen zu müssen. SCIM ermöglicht Ihnen Folgendes:

Gewähren von Zugriff für alle neuen Mitarbeitenden auf Uber for Business. Sobald dem System Ihres Unternehmens neue Mitarbeitende hinzugefügt wurden, können diese mit dem Onboarding beginnen.
Automatisches Löschen von Mitarbeitenden ohne Uber for Business Konto Ihres Unternehmens.
Synchronisieren einer bestimmten Gruppe von Mitarbeitenden mithilfe von Filtern in Ihrer IDP.
Automatisches Aktualisieren von Mitarbeiterprofilinformationen

wie Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Mitarbeiter-ID und Telefonnummer.

Aktivieren der Gruppenbereitstellung. Gruppen können im IDP-Portal (OneLogin, Azure AD und Okta) erstellt werden, was automatisch in Ihrem Uber for Business Dashboard angezeigt wird.

Weitere Informationen zum SCIM-Onboarding-Prozess finden Sie hier. Für die Automatisierung der Mitarbeitersynchronisierung müssen Sie möglicherweise mit Ihrem IT-Team zusammenarbeiten, um diese Prozesse mit dem System von Uber zu ermöglichen. Wenn Ihr IT-Team die Datenautomatisierung einrichtet, benötigt es einen temporären Administratorzugriff, um diesen Vorgang abzuschließen.

Automatisieren mit SFTP

Das Netzwerkprotokoll SFTP (Secure File Transfer Protocol) ermöglicht programmatisch völlig sicheren Zugriff, Übertragung und Verwaltung von Dateien.

Fügen Sie Mitarbeitende und Koordinator*innen hinzu oder entfernen Sie sie

Dank SFTP und der Integration Ihrer aktuellen Mitarbeiterverwaltungssysteme wie Workday, Active Directory oder Ihres HR-Systems müssen Mitarbeitende oder Koordinator*innen nicht mehr manuell hinzugefügt oder gelöscht werden, wenn sie neu ins Unternehmen kommen oder es verlassen.

So richten Sie die Datenautomatisierung ein:

Melden Sie sich bei business.uber.com an.
Wählen Sie Einstellungen im Menü auf der linken Seite.
Gehen Sie zu Integrationen.
Scrollen Sie nach unten zu Datenautomatisierung und klicken Sie auf Datenautomatisierung einrichten.
Folgen Sie den Anweisungen im Pop-up-Fenster SFTP-Einrichtung. Klicken Sie auf Erste Schritte, um detaillierte Anweisungen zu erhalten, die Sie an Ihr IT-Team senden können.

Ihr Unternehmen kann auch eine Mitarbeiterliste über SFTP bereitstellen. Weitere Informationen zum SFTP-Prozess finden Sie auf unserer Hilfeseite.

Wenn Ihr Unternehmen SAP Concur verwendet, können Sie die Mitarbeiterliste ohne SFTP synchronisieren.

Automatisieren über SAP Concur

Die Automatisierung der Mitarbeitersynchronisierung mit Uber for Business über SAP Concur vereinfacht die Mitarbeiterverwaltung. Diese Integration macht manuelle Updates überflüssig und bietet folgende Vorteile.

Häufige Updates: Die Liste wird automatisch synchronisiert (bis zu vier Mal täglich), um die Genauigkeit der Daten zu gewährleisten.
Benutzerdefinierte Filterung: Synchronisieren Sie eine Untergruppe von Mitarbeitenden mithilfe konsolidierter Filter (z. B. Land, Abteilung, E-Mail-Domain oder benutzerdefinierte Felder).

So richten Sie die Concur-Integration ein:

Teil 1: Integrieren Sie Concur in das Uber for Business Dashboard

Melden Sie sich bei business.uber.com an.
Wählen Sie Einstellungen im Menü auf der linken Seite.
Wechseln Sie zum Untertab Integrationen und wählen Sie Concur aus.
Sie werden zum Concur App Center weitergeleitet. Melden Sie sich mit Ihren Concur Admin-Anmeldedaten an.
Suchen Sie nach Uber for Business und klicken Sie auf Verbinden
Lesen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen durch und stimmen Sie ihnen zu.
Sobald Sie zurück zur Uber for Business Integrationsseite weitergeleitet wurden, wählen Sie das Unternehmen aus, melden Sie sich an und bestätigen Sie die Verbindung.

Bitte beachten Sie, dass die Belegweiterleitung für dezentrale Unternehmen automatisch aktiviert wird.

Teil 2: Aktivieren Sie die Mitarbeiterlisten-Synchronisierung

Klicken Sie auf dem Tab Integrationen auf Einstellungen bearbeiten für Concur.
Stellen Sie Synchronisierung der Mitarbeiterlisten auf EIN und klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie Zustimmung aus, um die Berechtigungen zur Weitergabe von Daten zu akzeptieren.
Seite zur Personenauswahl: Sie können entweder bestimmte Personen für die Synchronisierung mit Ihrem Uber for Business Dashboard auswählen oder auf „Personen filtern“ klicken, um mithilfe erweiterter Filter eine Teilgruppe von Personen auszuwählen und mit Ihrem Dashboard zu synchronisieren.
Filter auswählen und anwenden: Wählen Sie bis zu drei Filter aus (Beispiele: Abteilung, Land, E-Mail-Domain, Mitarbeiterebene usw., sofern in Ihrer Concur-Liste verfügbar). Für jeden Filter:
- Wählen Sie die Werte aus, die ein- oder ausgeschlossen werden sollen (z. B. Land = USA und Australien oder E-Mail-Domain ≠ example@gmail.com).
- Fügen Sie mehrere Werte hinzu, indem Sie sie durch Kommas voneinander trennen.
- Sobald Filter definiert wurden, klicken Sie zur Bestätigung auf „Filter anwenden“.
Wählen Sie die Synchronisierungsmethode aus:
- Nur Synchronisierung (für Tests empfohlen): Mitarbeitende werden zum Dashboard hinzugefügt, erhalten aber nicht sofort eine Einladung per E-Mail.
- Synchronisieren und einladen: Alle synchronisierten Mitarbeitenden erhalten sofort eine Einladung per E-Mail, um dem Konto beizutreten.

Detaillierte Anweisungen zur Einrichtung der Integration finden Sie in der Technischen Dokumentation. Informationen zur Concur-Integration auf übergeordneter Ebene finden Sie in diesem Dokument.

Codes für Fahrtauslagen

Sie können die SFTP-Datenautomatisierung auch so einrichten, dass Sie automatisch neue Codes für Fahrtauslagen von einem Unternehmenssoftware-System (wie Oracle oder Elite) abrufen, anstatt Änderungen manuell vorzunehmen. Mehr darüber finden Sie in diesem Artikel.