Αυτοματοποίηση της διαχείρισης υπαλλήλων

Αυτοματοποίηση μέσω παρόχου ταυτότητας (SCIM)

Ο αυτοματοποιημένος συγχρονισμός εργαζομένων με το Uber for Business είναι ένας εύκολος τρόπος διαχείρισης των εργαζομένων. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να προσθέτετε και να διαγράφετε εργαζομένους αυτόματα, ανάλογα με την ένταξή τους στην εταιρεία σας. Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί το Okta, το OneLogin ή το Azure AD ως παρόχους ταυτότητας (IDP), το Σύστημα διαχείρισης ταυτότητας μεταξύ τομέων (SCIM) είναι το καλύτερο για τον συγχρονισμό του καταλόγου υπαλλήλων.

Το SCIM σάς επιτρέπει να αυτοματοποιείτε τη διαχείριση υπαλλήλων στον λογαριασμό σας στο Uber for Business, αντί να προσθέτετε και να αφαιρείτε υπαλλήλους με μη αυτόματο τρόπο. Το SCIM μπορεί να σας βοηθήσει:

• Να παραχωρήστε σε όλους τους νέους υπαλλήλους πρόσβαση στο Uber for Business. Μόλις προστεθούν νέοι υπάλληλοι στο σύστημα της εταιρείας σας, θα μπορούν να ξεκινήσουν τη διαδικασία προετοιμασίας και εγγραφής.
• Να αυτοματοποιήστε τη διαγραφή υπαλλήλων που δεν ανήκουν πλέον στον λογαριασμό της εταιρείας σας στο Uber for Business.
• Να συγχρονίσετε μια συγκεκριμένη ομάδα υπαλλήλων χρησιμοποιώντας φίλτρα στο IDP σας.
• Να ενημερώνετε αυτόματα τα στοιχεία προφίλ υπαλλήλου όπως όνομα, επώνυμο, email, ταυτότητα υπαλλήλου και αριθμό τηλεφώνου.
• Να ενεργοποιήσετε την παροχή υπηρεσιών για ομάδες. Μπορείτε να δημιουργήσετε ομάδες στην πύλη IDP (OneLogin, Azure AD και Okta), οι οποίες θα εμφανίζονται αυτόματα στον πίνακα εργαλείων Uber for Business.

Μπορείτε να βρείτε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τη διαδικασία ενεργοποίησης του συστήματος SCIM εδώ. Για την αυτοματοποίηση του συγχρονισμού υπαλλήλων ίσως χρειαστεί να συνεργαστείτε με την ομάδα πληροφορικής για να ενεργοποιήσετε αυτές τις διαδικασίες στο σύστημα της Uber. Εάν κάποιο άτομο της ομάδας πληροφορικής ρυθμίζει την αυτοματοποίηση δεδομένων, θα χρειαστεί προσωρινή πρόσβαση διαχειριστή για να ολοκληρώσει αυτήν τη διαδικασία.

Αυτοματοποίηση με το πρωτόκολλο SFTP

Το SFTP, δηλαδή το Πρωτόκολλο για την Ασφαλή Μεταφορά Αρχείων, είναι ένα πρωτόκολλο δικτύου που παρέχει απολύτως ασφαλή πρόσβαση, μεταφορά και διαχείριση για αρχεία δεδομένων, με τη χρήση κώδικα.

Προσθήκη και αφαίρεση υπαλλήλων και συντονιστών

Με το SFTP δεν χρειάζεται να προσθέτετε και να διαγράφετε με μη αυτόματο τρόπο υπαλλήλους και συντονιστές που προσλαμβάνονται και αποχωρούν από την εταιρεία σας, καθώς μπορείτε να συνδέσετε τα συστήματα διαχείρισης των υπαλλήλων σας, όπως το Workday, το Active Directory ή το σύστημα διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού της εταιρείας σας.

Για να ρυθμίσετε την αυτοματοποίηση δεδομένων:

1. Συνδεθείτε στο business.uber.com.
2. Επιλέξτε Ρυθμίσεις από το μενού στα αριστερά.
3. Μετάβαση στις Ενσωματώσεις.
4. Μεταβείτε με κύλιση προς τα κάτω στην Αυτοματοποίηση δεδομένων και κάντε κλικ στη Ρύθμιση αυτοματοποίησης δεδομένων.
5. Ακολουθήστε τις οδηγίες στο αναδυόμενο παράθυρο Ρύθμιση SFTP. Κάντε κλικ στην επιλογή Ξεκινήστε για να δείτε τη λεπτομερή διαδικασία για την αποστολή στην ομάδα μηχανογράφησης.

Η εταιρεία σας μπορεί επίσης να παρέχει κατάλογο υπαλλήλων μέσω του SFTP. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία SFTP, επισκεφθείτε αυτήν τη σελίδα βοήθειας.

Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί υπηρεσίες της SAP Concur, μπορείτε να συγχρονίσετε τον κατάλογο χωρίς να χρησιμοποιήσετε το πρωτόκολλο SFTP.

Αυτοματοποίηση μέσω SAP Concur

Ο αυτοματοποιημένος συγχρονισμός των εργαζομένων με το Uber for Business μέσω SAP Concur απλοποιεί τη διαχείριση των εργαζομένων. Αυτή η ενσωμάτωση εξαλείφει την ανάγκη για μη αυτόματες ενημερώσεις μέσω αυτών των προνομίων.

• Συχνές ενημερώσεις : Η λίστα συγχρονίζεται αυτόματα (έως τέσσερις φορές την ημέρα) με στόχο τη διασφάλιση της ακρίβειας των δεδομένων.
• Προσαρμοσμένο φιλτράρισμα : Συγχρονίστε ένα υποσύνολο εργαζομένων χρησιμοποιώντας διαμορφώσιμα φίλτρα (π.χ. Χώρα, Τμήμα, Τομέας email ή Προσαρμοσμένα πεδία).

Για να ρυθμίσετε την ενσωμάτωση Concur:

Μέρος 1: Ενσωματώστε το Concur στον πίνακα εργαλείων Uber for Business

1. Συνδεθείτε στο business.uber.com.
2. Επιλέξτε Ρυθμίσεις από το μενού στα αριστερά.
3. Κάντε εναλλαγή στην υποκαρτέλα Ενσωματώσεις και επιλέξτε Concur.
4. Θα ανακατευθυνθείτε στο Concur App Center. Συνδεθείτε με τα διαπιστευτήρια διαχειριστή Concur.
5. Αναζητήστε το Uber for Business και κάντε κλικ στην επιλογή Σύνδεση.
6. Διαβάστε και αποδεχτείτε τους Όρους & Προϋποθέσεις.
7. Αφού ανακατευθυνθείτε ξανά στη σελίδα ενσωμάτωσης του Uber for Business, επιλέξτε την εταιρεία, συνδεθείτε και επιβεβαιώστε τη σύνδεση.

Λάβετε υπόψη ότι η προώθηση αποδείξεων θα ενεργοποιηθεί αυτόματα για τις αποκεντρωμένες εταιρείες.

Μέρος 2: Ενεργοποίηση συγχρονισμού λίστας εργαζομένων

1. Στην καρτέλα Ενσωματώσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία ρυθμίσεων για το Concur.
2. Ενεργοποιήστε την επιλογή Συγχρονισμός λίστας και κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο.
3. Επιλέξτε Συμφωνώ για να κάνετε αποδοχή των δικαιωμάτων κοινοποίησης δεδομένων.
4. Σελίδα επιλογής ατόμων: Μπορείτε να επιλέξετε συγκεκριμένα άτομα για συγχρονισμό με τον πίνακα εργαλείων Uber for Business ή να κάνετε κλικ στην επιλογή «Φιλτράρισμα ατόμων» για να χρησιμοποιήσετε σύνθετα φίλτρα για να επιλέξετε και να συγχρονίσετε ένα υποσύνολο ατόμων με τον πίνακα εργαλείων σας.
5. Επιλογή και εφαρμογή φίλτρων: Επιλέξτε έως τρία φίλτρα (παραδείγματα: Τμήμα, Χώρα, Τομέας Email ή Επίπεδο Υπαλλήλου κ.λπ. όπως είναι διαθέσιμα στη λίστα σας στο Concur). Για κάθε φίλτρο:
   • Επιλέξτε τις τιμές που θα συμπεριληφθούν ή θα εξαιρεθούν (π.χ. Χώρα = ΗΠΑ και Αυστραλία ή Τομέας email ≠ example@gmail.com).
   • Προσθέστε πολλές τιμές διαχωρίζοντάς τις με κόμματα.
   • Αφού οριστούν τα φίλτρα, κάντε κλικ στην επιλογή Εφαρμογή φίλτρων για επιβεβαίωση.
6. Επιλέξτε μέθοδο συγχρονισμού :
   • Μόνο συγχρονισμός (προτείνεται για δοκιμή) : Οι εργαζόμενοι προστίθενται στον πίνακα εργαλείων αλλά δεν λαμβάνουν άμεσα πρόσκληση μέσω email.
   • Συγχρονισμός και πρόκληση: Όλοι οι συγχρονισμένοι υπάλληλοι θα λάβουν αμέσως μια πρόσκληση μέσω email για να εγγραφούν στον λογαριασμό.

Για λεπτομερείς οδηγίες σχετικά με τη ρύθμιση της ενσωμάτωσης, ανατρέξτε στην τεχνική τεκμηρίωση. Για την ενσωμάτωση Concur σε επίπεδο μητρικής εταιρείας, ανατρέξτε σε αυτό το έγγραφο.

Κωδικοί δαπάνης

Μπορείτε να ρυθμίσετε την αυτοματοποίηση των δεδομένων με τη χρήση του πρωτοκόλλου SFTP, ώστε να αντλούνται αυτόματα νέοι κωδικοί δαπανών από ένα εταιρικό λογισμικό (όπως τα Oracle και Elite) αντί να γίνονται αλλαγές με μη αυτόματο τρόπο. Για να μάθετε περισσότερα, δείτε αυτό το άρθρο.