Gestionar códigos de gasto

Para obtener ayuda con la gestión de códigos de gasto para los programas de comidas y viajes de empleados, consulta las siguientes secciones.

Exigir códigos de gasto

Puedes exigir a los empleados que introduzcan un código de gasto cuando soliciten un viaje o realicen un pedido a través del perfil de empresa.

Para exigir códigos de gasto:

1. Inicia sesión en business.uber.com.
2. En la sección Programas de la parte izquierda, selecciona el programa para el que quieres exigir códigos de gasto o crea un programa nuevo.
3. En el apartado Reglas, haz clic en Código de gasto.
4. Selecciona la opción Código de gasto obligatorio.
5. Selecciona si las personas deben elegir entre los códigos existentes ya cargados o introducir un código personalizado.
6. Haz clic en Guardar.

Si cargas códigos de gasto (consulta la siguiente sección), los empleados podrán elegir un código de la lista que cargues. Cargar códigos de gasto también te dará la opción de permitir que los empleados introduzcan un código de gasto personalizado y que incluyan una nota al solicitar un viaje o realizar un pedido.

Para permitir códigos de gasto y notas personalizadas:

1. Inicia sesión en business.uber.com.
2. En Programas en la parte izquierda, selecciona el programa para el que quieres permitir códigos o notas personalizados, o crea un programa nuevo.
3. En el apartado Reglas, haz clic en Código de gasto.
4. Activa el botón Código personalizado.
5. Para exigir que se aporten notas, selecciona Sí, incluir una nota.

Si no cargas los códigos de gasto, los empleados podrán introducir uno manualmente.

Para coordinadores

Inicia sesión en central.uber.com o health.uber.com para solicitar un viaje en nombre de otra persona.

Es posible que el administrador del programa de Uber requiera un código de gasto o una nota por cada viaje que reserves en función de la configuración de tu empresa.

Cargar códigos de gasto

Puedes cargar una hoja de cálculo con códigos de gasto en tu cuenta de empresa y solicitar a los usuarios (consulta la sección anterior) que elijan uno cuando soliciten un viaje o hagan un pedido con el perfil de la empresa.

Para asegurarte de que el formato de la hoja de cálculo es correcto, descárgate aquí un [ejemplo de plantilla CSV(https://business.uber.com/dashboard/static/9eed2f5d2308f112.csv) para trabajar].

Para cargar códigos de gasto:

1. Inicia sesión en business.uber.com.
2. Haz clic en el icono de perfil situado en la parte superior derecha y selecciona Ajustes.
3. Accede a la pestaña Facturación.
4. Baja hasta la sección Gestionar códigos de gasto.
5. Haz clic en el botón Cargar CSV.

Automatizar las actualizaciones de los códigos de gasto

Puedes configurar la automatización de datos mediante el SFTP para extraer automáticamente nuevos códigos de gasto desde un sistema de software empresarial (como Oracle o Elite) en lugar de realizar los cambios de forma manual.

Para configurar la automatización de datos:

1. Inicia sesión en business.uber.com.
2. Haz clic en el icono del perfil situado arriba a la derecha y selecciona Configuración.
3. Accede a Integraciones.
4. Sigue las instrucciones que aparecen en la ventana emergente “Configuración del SFTP”. Haz clic en Empezar para ver los pasos detallados para enviar a tu equipo de TI.
5. Haz clic en Guardar.

Si alguien del equipo de informática configura la automatización de datos, necesitará un acceso de administrador temporal para completar este proceso.