Cómo administrar códigos de gastos

Para obtener ayuda con la administración de códigos de gastos para los programas de viajes y comidas de personal consulta las siguientes secciones.

Cómo solicitar códigos de gastos

Puedes solicitar que el personal ingrese un código de gastos cuando soliciten un viaje o comida con el perfil de la empresa.

Para solicitar códigos de gastos, haz lo siguiente:

1. Inicia sesión en business.uber.com
2. Dirígete a Programas a la izquierda, selecciona el programa para el que quieres solicitar códigos de gastos, o crea uno nuevo.
En
3. Reglas, haz clic en Código de gastos
4. Selecciona la opción Código de gastos obligatorio
5. Indica si el personal debe elegir entre los códigos que ya se cargaron o ingresar uno personalizado
6. Haz clic en Guardar

Si cargas códigos de gastos (consulta la próxima sección), el personal podrá elegir uno de la lista. También tendrás la posibilidad de permitir al personal ingresar un código de gastos personalizado e incluir una nota al solicitar un viaje o comida.

Para permitir el uso de códigos de gastos y notas, sigue los pasos a continuación:

1. Inicia sesión en business.uber.com
2. Dirígete a Programas a la izquierda, selecciona el programa para el que quieres permitir códigos o notas personalizados, o crea uno nuevo
En
3. Reglas, haz clic en Código de gastos
4. Activa la opción Código personalizado
5. Para solicitar notas, selecciona Sí, incluir una nota

Si no cargas los códigos de gastos, el personal podrá ingresarlos manualmente.

Para coordinadores

Inicia sesión en central.uber.com o en health.uber.com para solicitar un viaje para alguien.

Es posible que el administrador del programa Uber requiera un código de gastos o una nota para cada viaje que reserves en función de la configuración de la organización.

Cómo cargar códigos de gastos

Puedes cargar una hoja de cálculo con códigos de gastos en tu cuenta de negocios y solicitar a los usuarios (consulta la sección anterior) que elijan uno al solicitar un viaje o comida con el perfil de la empresa.

Para garantizar que el formato de la hoja de cálculo sea el correcto, descarga un [ejemplo de plantilla CSV (https://business.uber.com/dashboard/static/9eed2f5d2308f112.csv) como guía.

Para cargar códigos de gastos, sigue los pasos a continuación:

1. Inicia sesión en business.uber.com
2. Haz clic en el ícono de perfil en la esquina superior derecha y selecciona Configuración
3. Dirígete a la pestaña Pago
4. Desplázate hacia abajo hasta Administrar códigos de gastos
5. Haz clic en el botón Cargar CSV.

Cómo automatizar la actualización de códigos de gastos

Puedes configurar la automatización de datos con SFTP para extraer de manera automática los códigos de gastos disponibles en un sistema de software empresarial (como Oracle o Elite) en lugar de hacerlo manualmente.

Para configurar la automatización de datos, haz lo siguiente:

1. Inicia sesión en business.uber.com.
2. Haz clic en el ícono de perfil en la esquina superior derecha y selecciona Configuración.
3. Ve a Integraciones.
4. Sigue los pasos en la ventana emergente Configuración del SFTP. Haz clic en comenzar para ver los pasos detallados que debes enviar a tu equipo de TI.
5. Haz clic en Guardar.

Si un miembro del equipo de TI configura la automatización de datos, necesitará tener acceso de administrador temporal para completar el proceso.