Gestion des codes de dépense

Pour obtenir de l'aide sur la gestion des codes de dépense pour les programmes de déplacement et de repas de collaborateurs, consultez les sections ci-dessous.

Demander des codes de dépense

Vous pouvez exiger des collaborateurs qu'ils saisissent un code de dépense lorsqu'ils commandent un trajet ou passent une commande via le profil de votre entreprise.

Pour exiger des codes de dépense :

1. Connectez-vous sur business.uber.com
2. Dans Programmes, à gauche de l'écran, sélectionnez le programme pour lequel vous souhaitez demander des codes de dépense, ou créez-en un.
3. Sous Règles, cliquez sur Code de dépense
4. Sélection l'option Code de dépense obligatoire
5. Indiquez si les utilisateurs doivent choisir parmi les codes existants déjà mis en ligne ou en saisir un personnalisé
6. Cliquez sur Enregistrer

Si vous mettez en ligne des codes de dépense (voir la section ci-dessous), les collaborateurs peuvent choisir un code dans votre liste. En mettant en ligne des codes de dépense, vous permettez également à vos collaborateurs de saisir un code de dépense personnalisé et d'ajouter une note au moment de commander une course ou un repas.

Pour autoriser les codes de dépense personnalisés et les notes :

1. Connectez-vous sur business.uber.com
2. Dans Programmes, à gauche de l'écran, sélectionnez le programme pour lequel vous souhaitez autoriser des codes personnalisés ou des notes, ou créez-en un
3. Sous Règles, cliquez sur Code de dépense
4. Activez l'option Code personnalisé
5. Pour les notes, sélectionnez Oui, inclure une note

Si vous ne mettez aucun code de dépense en ligne, les collaborateurs peuvent en saisir un manuellement.

Pour les coordinateurs

Connectez-vous sur central.uber.com ou health.uber.com pour commander une course pour quelqu'un.

Il se peut que votre administrateur de programme Uber demande un code de dépense ou une note pour chaque course que vous réservez, selon les paramètres de votre entreprise.

Mettre en ligne des codes de dépense

Vous pouvez mettre en ligne une feuille de calcul avec les codes de dépense sur votre compte professionnel et demander aux utilisateurs (voir la section ci-dessus) d'en choisir un lorsqu'ils commandent une course ou un repas sur le profil de l'entreprise.

Pour vérifier que le format de votre feuille de calcul est correct, téléchargez un [exemple de modèle CSV(https://business.uber.com/dashboard/static/9eed2f5d2308f112.csv) à partir duquel travailler.

Pour mettre en ligne des codes de dépense :

1. Connectez-vous sur business.uber.com
2. Sélectionnez Paramètres dans le menu de gauche.
3. Accédez à l'onglet Facturation
4. Faites défiler l'écran vers le bas jusqu'à Gérer les codes de dépense
5. Cliquez sur le bouton Mettre en ligne un fichier CSV.

Automatiser les mises à jour des codes de dépense

Vous pouvez configurer l'automatisation des données SFTP pour extraire automatiquement les nouveaux codes de dépense d'un système logiciel d'entreprise (tel qu'Oracle ou Elite) au lieu d'apporter des modifications manuellement.

Pour configurer l'automatisation des données :

1. Connectez-vous sur business.uber.com
2. Sélectionnez Paramètres dans le menu de gauche.
3. Allez dans Intégrations.
4. Suivez les instructions dans la fenêtre contextuelle Configuration SFTP. Cliquez sur Commencer pour voir la procédure détaillée à suivre à envoyer à votre équipe informatique.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Si un membre de votre service informatique met en place l'automatisation des données, il aura besoin d'un accès administrateur pour valider ce processus.