Gerir códigos de despesa

Para obter ajuda com a gestão de códigos de despesa de programas de viagens e refeições para colaboradores, consulte as secções abaixo.

Solicitar códigos de despesa

Pode solicitar aos colaboradores que introduzam um código de despesa quando pedirem uma viagem ou uma refeição através do respetivo perfil empresarial.

Para solicitar códigos de despesa:

1. Inicie sessão em business.uber.com
2. Em Programas à esquerda, selecione o programa para o qual quer solicitar códigos de despesa ou crie um novo programa.
3. Sob Regras, clique em Código de despesa
4. Selecione a opção Código de despesa necessário
5. Indique se as pessoas têm de escolher entre os códigos existentes que já tenham sido adicionados ou se têm de introduzir um código personalizado
6. Clique em Guardar

Se fizer o upload de códigos de despesa (consulte a secção abaixo), os colaboradores poderão escolher um código da lista que adicionou. Ao fazer o upload de códigos de despesa, também terá a opção de permitir que os colaboradores introduzam um código de despesa personalizado e incluam um memorando quando pedirem uma viagem ou fizerem um pedido.

Para permitir códigos de despesa e memorandos personalizados:

1. Inicie sessão em business.uber.com
2. À esquerda, em Programas, selecione o programa para o qual quer permitir códigos ou memorandos personalizados ou crie um novo programa
3. Sob Regras, clique em Código de despesa
4. Ative a opção Código personalizado
5. Para pedir memorandos, selecione Sim, incluir um memorando

Se não fizer o upload de códigos de despesa, os colaboradores poderão introduzir manualmente um código.

Para os coordenadores

Inicie sessão em central.uber.com ou health.uber.com para pedir uma viagem para alguém.

O seu administrador do Programa Uber poderá exigir um código de despesa ou um memorando para cada viagem que reservar com base nas definições da sua organização.

Fazer o upload de códigos de despesa

Pode fazer o upload de uma folha de cálculo com códigos de despesa na sua conta empresarial e solicitar aos utilizadores (consulte a secção anterior) que escolham um quando pedirem uma viagem ou refeição no respetivo perfil empresarial.

Para garantir que a sua folha de cálculo está no formato correto, faça o download de um [modelo de CSV de exemplo(https://business.uber.com/dashboard/static/9eed2f5d2308f112.csv) no qual trabalhar.

Para fazer o upload de códigos de despesa:

1. Inicie sessão em business.uber.com
2. Clique no ícone de perfil no canto superior direito e selecione Definições
3. Aceda ao separador Faturação
4. Desloque o ecrã para baixo até Gerir códigos de despesa
5. Clique no botão Fazer o upload do CSV.

Automatizar as atualizações dos códigos de despesa

Pode configurar a automatização de dados SFTP para que se extraiam automaticamente novos códigos de despesa de um sistema de software empresarial (como o Oracle ou o Elite) em vez de fazer as alterações manualmente.

Para configurar a automatização dos dados:

1. Inicie sessão em business.uber.com.
2. Clique no ícone de perfil no canto superior direito e selecione Definições.
3. Aceda a Integrações.
4. Siga as instruções na janela pop-up «Configuração de SFTP». Clique começar para ver os passos detalhados para enviar à sua equipa de TI.
5. Clique em Guardar.

Se alguém da sua equipa de TI estiver a configurar a automatização de dados, irá precisar de acesso de administrador para concluir este processo.