Gestionarea codurilor de cheltuieli

Dacă ai nevoie de ajutor privind gestionarea codurilor de cheltuieli corespunzătoare programelor de transport și de masă pentru angajați, consultă secțiunile de mai jos.

Solicitarea codurilor de cheltuieli

Le poți solicita angajaților să introducă un cod de cheltuieli când comandă o cursă sau o masă folosind profilul companiei.

Pentru a solicita coduri de cheltuieli:

1. Conectează-te la business.uber.com;
2. În secțiunea Programe din partea stângă, selectează programul pentru care dorești să soliciți coduri de cheltuieli sau creează un program nou;
3. În secțiunea Reguli, dă clic pe Cod de cheltuieli;
4. Selectează opțiunea Este necesar un cod de cheltuieli;
5. Selectează dacă trebuie ales unul dintre codurile deja încărcate sau introdu un cod personalizat;
6. Dă clic pe Salvează.

Dacă încarci coduri de cheltuieli (vezi secțiunea de mai jos), angajații vor putea alege un cod din lista pe care o încarci. De asemenea, încărcarea codurilor de cheltuieli îți va oferi posibilitatea de a le permite angajaților să introducă un cod de cheltuieli personalizat și să includă o notă când comandă o cursă sau o masă.

Pentru a permite folosirea codurilor de cheltuieli personalizate și a notelor:

1. Conectează-te la business.uber.com;
2. În secțiunea Programe din partea stângă, selectează programul pentru care dorești să permiți folosirea codurilor de cheltuieli personalizate sau a notelor sau creează un program nou;
3. În secțiunea Reguli, dă clic pe Cod de cheltuieli;
4. Activează opțiunea Cod personalizat;
5. Pentru a solicita note, selectează Da, include o notă.

Dacă nu încarci coduri de cheltuieli, angajații vor putea introduce manual un cod.

Pentru coordonatori

Conectează-te la central.uber.com sau la health.uber.com pentru a comanda o cursă pentru cineva.

Administratorul programului Uber poate solicita un cod de cheltuieli sau o notă pentru fiecare cursă pe care o rezervi, în funcție de configurările organizației.

Încărcarea codurilor de cheltuieli

Poți încărca în contul Business o foaie de calcul cu codurile de cheltuieli și le poți solicita utilizatorilor (vezi secțiunea de mai sus) să aleagă unul când comandă o cursă sau o masă folosind profilul companiei.

Pentru a te asigura că formatul foii de calcul este corect, descarcă un [șablon CSV(https://business.uber.com/dashboard/static/9eed2f5d2308f112.csv) în care să lucrezi.

Pentru încărcarea codurilor de cheltuieli:

1. Conectează-te la business.uber.com;
2. Dă clic pe pictograma profil din colțul din dreapta sus și selectează Setări;
3. Accesează fila Facturare;
4. Derulează în jos la Gestionează codurile de cheltuieli;
5. Dă clic pe butonul Încarcă fișierul CSV.

Automatizarea actualizărilor codurilor de cheltuieli

În loc să faci modificări manual, poți configura automatizarea datelor prin SFTP, pentru a obține automat coduri de cheltuieli noi dintr-un sistem software al companiei (precum Oracle sau Elite).

Pentru a configura automatizarea datelor:

1. Conectează-te la business.uber.com;
2. Dă clic pe pictograma profil din partea dreaptă sus și selectează Setări;
3. Accesează Integrări;
4. Urmează instrucțiunile din ferestra pop-up „Configurare SFTP”. Dă clic pe Începe pentru a vedea informații detaliate despre pașii ce trebuie urmați, pe care să le trimiți echipei tale IT;
5. Apasă pe Salvează.

Dacă automatizarea datelor este configurată de un membru al echipei IT, acesta va trebui să aibă temporar acces de administrator pentru a finaliza procesul respectiv.