Автоматизация управления сотрудниками

Автоматизация через поставщика удостоверений (SCIM)

Благодаря автоматической синхронизации данных в аккаунте Uber для бизнеса легко управлять настройками сотрудников: пользователи добавляются или удаляются автоматически в зависимости от их статуса в организации. Если ваша организация пользуется сервисами таких поставщиков удостоверений (IDP), как Okta, OneLogin или Azure AD, система для междоменного управления идентификацией (SCIM) является наиболее оптимальным вариантом для синхронизации списка сотрудников.

SCIM позволяет автоматизировать управление сотрудниками в аккаунте Uber для бизнеса, устраняя необходимость добавлять и удалять сотрудников вручную. Ниже приведены действия, которые можно выполнить с помощью SCIM.

• Предоставить всем новым сотрудникам доступ к аккаунту Uber для бизнеса. Новые сотрудники смогут приступить к подготовке, как только они будут добавлены в систему вашей организации.
• Автоматически удалять сотрудников, которые утратили доступ к аккаунту Uber для бизнеса вашей организации.
• Синхронизировать определенную группу сотрудников с помощью фильтров в IDP.
• Автоматически обновлять информацию профиля сотрудника, например, его имя, фамилию, адрес электронной почты, идентификатор и номер телефона.
• Включить синхронизацию группы. Группы можно создавать на портале IDP (OneLogin, Azure AD и Okta). Эти группы автоматически отображаются на панели управления аккаунта Uber для бизнеса.

Более подробная информация о процессе регистрации в SCIM представлена здесь. Для автоматизации синхронизации сотрудников и включения этих процессов в систему Uber может потребоваться помощь отдела ИТ. Если автоматическую обработку данных настраивает сотрудник вашего отдела ИТ, ему потребуется временный доступ с правами администратора.

Автоматизация с помощью SFTP

SFTP, или Secure File Transfer Protocol — это сетевой протокол, который обеспечивает безопасный доступ к файлам данных, а также их передачу и управление ими программным способом.

Добавление и удаление сотрудников и координаторов

Когда сотрудники или координаторы приходят в компанию или покидают ее, их не нужно добавлять или удалять вручную. SFTP синхронизирует списки с вашей системой управления персоналом (например, Workday или Active Directory).

Чтобы настроить автоматическую обработку данных, выполните указанные ниже действия.

1. Войдите в аккаунт на сайте business.uber.com.
2. В меню слева выберите Настройки.
3. Перейдите на вкладку Интеграции.
4. Прокрутите страницу вниз до пункта Автоматизация данных и нажмите кнопку Настроить автоматизацию данных.
5. Следуйте инструкциям во всплывающем окне Настройка SFTP. Нажмите кнопку Начать, чтобы просмотреть пошаговое руководство для IT-отдела.

Ваша организация также может предоставить список сотрудников по протоколу SFTP. Подробнее о передаче данных через SFTP можно узнать на справочной странице.

Если ваша компания использует систему SAP Concur, список можно синхронизировать без SFTP.

Автоматизация с помощью SAP Concur

Автоматическая синхронизация списка сотрудников в Uber для бизнеса через SAP Concur позволяет автоматизировать и упростить административные процессы. Эта интеграция избавляет от необходимости обновлять данные вручную благодаря приведенным ниже преимуществам.

• Регулярные обновления. Автоматическая синхронизация списка (до четырех раз в сутки) гарантирует актуальность всей информации.
• Настройка сортировки. Настройте синхронизацию для отдельных групп сотрудников, используя сортировку по странам, отделам, доменам электронной почты или заданным вручную параметрам.

Как настроить интеграцию с Concur.

Часть 1. Интеграция Concur с панелью управления Uber для бизнеса

1. Войдите в аккаунт на сайте business.uber.com.
2. В меню слева выберите Настройки.
3. Откройте подраздел Интеграции и выберите в нем опцию Concur.
4. Система перенаправит вас в Центр приложений Concur. Для входа введите логин и пароль администратора Concur.
5. Выполните поиск по названию Uber для бизнеса и выберите команду Подключить.
6. Ознакомьтесь с Условиями предоставления услуг и примите их.
7. После возврата на страницу интеграции с Uber для бизнеса выберите нужную организацию, войдите в систему и подтвердите подключение.

Учтите, что для децентрализованных организаций функция пересылки квитанций будет включена автоматически.

Часть 2. включение синхронизации списка сотрудников

1. На вкладке Интеграции нажмите Изменить настройки для Concur.
2. Установите переключатель Синхронизация списка сотрудников в положение «ВКЛ.» и нажмите Далее.
3. Нажмите Принимаю, чтобы разрешить обмен данными.
4. Страница выбора сотрудников. Вы можете выбрать определенных сотрудников для синхронизации с панелью управления Uber для бизнеса или нажать «Сортировать», чтобы использовать расширенные фильтры для выбора и синхронизации нужной группы людей.
5. Выберите и примените фильтры. Можно выбрать не более трех фильтров (например: отдел, страна, домен электронной почты, категория сотрудника и т. д., в соответствии с данными списка в системе Concur). Для каждого фильтра выполните приведенные ниже действия.
   • Выберите значения, которые нужно включить или исключить (например, «страна» = «США и Австралия» или «домен электронной почты» ≠ example@gmail.com).
   • Добавьте несколько значений через запятую.
   • После настройки фильтров для подтверждения нажмите кнопку «Применить фильтры».
6. Выберите способ синхронизации.
   • Только синхронизация (рекомендуется для тестирования). Сотрудники отобразятся на панели управления, но автоматической рассылки приглашений не будет.
   • Синхронизация и рассылка приглашений. Все синхронизированные сотрудники немедленно получат по электронной почте приглашение присоединиться к аккаунту.

Подробные инструкции по настройке интеграции приведены в технической документации. Информация об интеграции Concur для материнских компаний приведена в этом документе.

Коды расходов

Можно настроить автоматизацию SFTP-данных, чтобы не вносить изменения вручную. Новые коды расходов будут извлекаться из корпоративной программы (например, Oracle или Elite). Подробнее об этом читайте в этой статье.